¿Cuál es primero, definir un presupuesto antes de evaluar aplicaciones y proveedores, o definirlo cuando reciben propuestas?

Yo: «Oye, y… ¿Tienes un presupuesto asignado para este proyecto?».

Prospecto: «No tengo asignado un presupuesto».

Siempre pienso… «Ahí vamos de nuevo…». Por qué en todos los casos, me ha parecido contraproducente en todo sentido, que no se haya definido o no se comparta la información presupuestal (que para efectos del proyecto es lo mismo) de un proyecto de cualquier compra, ya que identifico más beneficios que contras.

Considero que siempre, se tenga definido o no, existe un presupuesto para todas las compras, se haya llevado un proceso formal de creación de presupuesto o no. Porque como organización, en tus planes y presupuestos anuales, existe un apartado para inversiones tecnológicas y si no se tiene el apartado y podrías hacer uso de otras partidas del presupuesto, sabes (aunque sea muy en el fondo) que esa inversión podría estar en un rango de montos viables según tu situación actual.

Ahora, si no lleva a cabo una planeación anual… retomamos la conversación en otro Blog.

El principal problema que he identificado al dar conocer información, que para muchos es considerada como privilegiada, es que a nadie nos gusta decir cuánto es lo que tenemos apartado en la bolsa, ya que nos hace sentir en desventaja o vulnerables y más, cuándo existen malas prácticas con la gestión de la información en el mercado.

Sin embargo, en los siguientes 10 puntos sugiero el porqué es conveniente para todos el definir y comunicar desde un inicio el presupuesto, que si fuera el caso, se podría ajustar con forme pase el tiempo de la evaluación.

Para el Comprador:

1. Permite controlar el tipo y marcas de soluciones que estará evaluando.

2. Permite solicitar una cotización presupuestal.

3. Permite reconocer si sus requerimientos son económicamente viables. 

4. Permite hacer un plan de uso de recursos por partida o por componente de proyecto.

5. Permite transparentar y evitar los costos ocultos de un proyecto.

Para el Vendedor:

1. Permite Identificar si los requerimientos expresados están alineados con el presupuesto definido.

2. Permite dar retroalimentación sobre el presupuesto.

3. Permite valuar si es un proyecto viable para el implementador.

4. Permite diseñar diferentes estrategias para cumplir con los requisitos.

5. Permite transparentar y evitar los costos ocultos de un proyecto.

En conclusión, tenemos que sentarnos a definir el presupuesto y plantear una comunicación clara en nuestros proyectos y con nuestros proveedores si queremos tener unas buenas bases para el desarrollo de un proyecto de implementación de alguna solución de gestión empresarial.

¡Hay que formar parte de los procesos de compra aportando una comunicación abierta y del uso ético de la información!

Así que en este caso, considero que primero se debe de definir el huevo, para tener la Gallina que queremos. 

Hazme saber cualquier comentario o pregunta, con gusto hablamos. 

Saludos. 

Victor Rangel